○東近江市戸籍情報システム運用管理要綱
平成17年2月11日
訓令第17号
(趣旨)
第1条 この訓令は、戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第68条の規定に基づき、東近江市戸籍情報システムの適正な運用管理を確保するとともに戸籍データの安全確保を図るため、必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システムとは、電算室に設置した戸籍サーバ並びに市民課、支所の市民生活課及び出張所に設置した戸籍専用端末装置により、現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データとは、戸籍情報システムで取り扱われる入出力帳票及び入出力媒体(磁気ディスク、磁気テープその他情報を記録する媒体)に記録されている情報をいう。
(3) ドキュメントとは、システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムによる仕様書をいう。
(システム管理者)
第3条 戸籍情報システムの総括的管理を行うため、システム管理者を置く。
2 システム管理者は、情報推進課長をもって充てる。
(端末装置管理者)
第4条 端末装置の適正な運用管理及びデータ保護を行うため、端末装置管理者を置く。
2 端末装置管理者は、市民課長をもって充てる。
(端末装置取扱員)
第5条 端末装置管理者は、端末装置を操作する者(以下「端末装置取扱員」という。)の指名及び端末装置取扱員が、当該端末装置により取扱う事務処理の範囲を戸籍情報システムに登録するものとする。
2 システム管理者は、端末装置取扱員が指定されたときは、個別に入出力を制御する端末装置取扱員のパスワードを設定付与し、必要な事項を端末装置取扱員登録台帳に登録するものとする。
3 端末装置取扱員を変更したとき、又は登録内容に変更が生じたときは、前項の規定を準用する。
4 端末装置取扱員は、第1項により定められた業務の目的を超えて端末装置を使用してはならない。
(入退室管理)
第6条 次に掲げる戸籍情報システムの管理並びに運用が行われる室及び場所において、入退室管理を行うものとする。
(1) 電算室
(2) 端末装置設置場所
2 前項に掲げる室及び場所における入退室の管理方法は、次のとおりとする。
(1) 電算室に入退室を行う者は、識別を行うために名札の着用を義務付け、入退室管理簿により記録を行う。
(2) サーバが設置されているラックは、施錠し、システム管理者の許可を得ている者のみが開閉を行う。
(3) 端末装置の設置場所には、許可された者のみ立入りを行う。
3 電算室にあってはシステム管理者が、端末装置の設置場所にあっては端末装置管理者が、前項に定める入退室の管理を行うほか、戸籍情報システムのデータ保護を確保するため、入退室の管理に関し必要な措置をとらなければならない。
(鍵の管理)
第7条 電算室の鍵の管理は、システム管理者が行う。
2 システム管理者は、電算室、サーバラックについては、開閉許可を得ている者に限り鍵を貸与するものとする。
(アクセス管理)
第8条 システム管理者は、次に掲げる戸籍情報システムの構成機器について、アクセス管理を行う。
(1) サーバ
(2) 端末装置
2 前項のアクセス管理は、パスワードにより端末装置取扱員の正当な権限を確認すること及び操作履歴を記録することにより行うものとする。
(パスワード管理)
第9条 システム管理者及び端末装置取扱員は、次のとおりパスワードの管理を行う。
(1) システム管理者は、パスワードの有効期限を1年以内で設定する。
(2) システム管理者は、単純なパスワードの設定を拒否する。
(3) 端末装置取扱員は、自己のパスワードを他者に漏らし、又は使用させてはならない。
(4) 端末装置取扱員は、パスワードを他者が知り得る状態に置いてはならない。
(データの管理)
第10条 端末装置管理者は、次のとおりデータ等の適正な管理及び保護に努めなければならない。
(1) 入出力帳票及び入出力媒体は、所定の場所に保管し、必要に応じて施錠できる耐火金庫等に保管する。
(2) 入出力帳票及び入出力媒体の収受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理する。
(3) 不用となった入出力帳票及び入出力媒体は、焼却、裁断その他データが復元できない方法により廃棄する。
2 端末装置管理者は、端末装置の操作画面及び処理内容が、第三者に知られることがないよう配慮しなければならない。
3 端末装置管理者は、データの管理状況及びこれらに関連する機器設備の状態について、常に把握しデータが適正に管理されるよう努めなければならない。
(ドキュメントの管理)
第11条 端末装置取扱員は、ドキュメントを最新の状態に整備し、所定の場所に適正に保管しなければならない。
2 ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄する場合は、端末装置管理者の承認を得なければならない。
(研修の実施)
第12条 端末装置管理者は、戸籍情報システムの利用に係る端末装置取扱員の研修及び教育訓練を年1回以上実施しなければならない。
(その他)
第13条 この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年2月11日から施行する。
(能登川町及び蒲生町との合併に伴う経過措置)
3 能登川町及び蒲生町との合併の日前に、合併前の能登川町戸籍情報システム運用管理要綱(平成17年能登川町訓令第2号)又は蒲生町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規定(平成16年蒲生町訓令第4号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成17年訓令第82号)
この訓令は、平成18年1月1日から施行する。