○東近江市住民基本台帳ネットワークシステムに関する事務取扱要綱
平成17年2月11日
訓令第20号
(対象となる情報資産)
第1条 東近江市住民基本台帳ネットワークシステム管理規程(平成17年東近江市訓令第19号。以下「規程」という。)第2条第1項に規定する情報資産の定義については、次のとおりとする。
(1) ソフトウエアに関する情報資産は、OS、業務アプリケーション、データベースソフトウエア、ウイルス対策ソフト等をいう。
(2) ハードウエアに関する情報資産は、CS、耐タンパー装置、業務端末、プリンター等をいう。
(3) ネットワークに関する情報資産は、ラック、ハブ、ケーブル等をいう。
(4) その他の情報資産は、住民票コードを記録したMOディスク、バックアップした磁気ディスクドキュメント等をいう。
(個人情報の適切な管理措置)
第2条 規程第3条第2項に規定するセキュリティ責任者が行う必要な措置とは、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第30条の31第1項、第30条の33第1項、第30条の35第2項及び第36条の2第1項に定める義務規定を踏まえ、次のとおりとする。
(1) 本人確認情報を画面表示する場合の留意事項
ア 業務上必要のない本人確認情報を表示しない。
イ スクリーンセーバーの機能を活用するなど、長時間にわたり本人確認情報等をディスプレイに表示したままの状態にしないようにする。
ウ 住民基本台帳ネットワークの業務端末のディスプレイが、窓口等に来庁している住民から見えない位置に設置する。
エ 画面のハードコピーは、必要以外に取らない。また、必要以外に画像データとして保管することを禁止し、紙媒体に出力してはならない。
(2) 本人確認情報等の整合性を確保する場合の留意事項
ア 本人確認情報の入力、削除及び訂正を行う際には、整合性を確保するために、入力、削除及び訂正を行った者以外の者が、必ず内容を確認する。
イ 入力、削除及び訂正作業に用いた帳票等は、適切に管理し、保管する。
ウ 本人確認情報等に誤りがあった際に訂正を行う場合には、管理責任者の許可を得て行うこととする。また、訂正した内容等については、その記録を残し、適正な期間保管する。
(3) 本人確認情報等を検索・抽出する場合の留意事項
ア 業務上必要のない検索・抽出は行わない。
イ 業務上の検索・抽出を行う場合には、事前に検索・抽出要件を明確にする。
(4) 本人確認情報等を磁気ディスクに保存する場合の留意事項
ア 住民記録システムとの整合性確保のため、磁気ディスクに本人確認情報等を保持する場合には、市民課長の許可を得て行うこととする。また、保存したことの記録を残し、適切な期間保管を行う。
(5) 本人確認情報等を出力する場合の留意事項
ア 業務上必要のない帳票の出力は行わない。
イ 本人確認情報が記載されている帳票を出力した場合には、適正に管理する。
(情報資産の管理)
第3条 規程第4条に定める管理方法は、別に定めがある場合のほか、住民基本台帳ネットワークシステム情報資産管理簿を作成し、当該管理簿において構成変更履歴を記録する。
(照合ID、照合情報及び操作者IDの管理)
第4条 規程第6条第1号に定める照合ID(操作者を識別するためのIDであり、操作者一人一人に付与されるものをいう。以下同じ。)、照合情報及び操作者ID(操作権限を識別するためのIDで、操作者は、業務に対応して複数の操作者IDを持つことができ、業務に必要な操作権限がある操作者IDを選択して使用するものをいう。以下同じ。)の管理方法については、次のとおりとする。
(1) セキュリティ責任者は、操作者に対し照合IDを付与し、その操作者が適正に照合情報を登録するように管理し、その上で、照合IDに対して業務に必要な操作者IDを付与する。
(2) セキュリティ責任者は、操作者の退職、人事異動等に際しては、照合情報を削除することにより照合IDを無効化する。
(3) セキュリティ責任者は、利用者一覧表を作成する。
(4) 操作者は、照合ID及び操作者IDを他者に利用させてはならず、また、目的外の利用等をしてはならない。
(5) セキュリティ責任者は、照合ID及び操作者IDが適正に利用されているか検査を行う。
(6) セキュリティ責任者が照合ID及び操作者IDの利用に関する検査を行う場合には、操作者はこれに協力する義務を負う。
附則
この訓令は、平成17年2月11日から施行する。
附則(平成26年訓令第17号)
この訓令は、平成26年6月1日から施行する。