○東近江市歴史的公文書等の収集及び保存に関する規程

平成21年7月1日

訓令第27号

(趣旨)

第1条 この訓令は、東近江市文書取扱規程(平成17年東近江市訓令第9号。以下「文書規程」という。)第28条の規定による歴史的文化的価値を有する公文書及び資料類の収集及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 公文書 東近江市情報公開条例(平成17年東近江市条例第10号)第2条第2項に規定する公文書(写真及びスライド等並びに同項各号に規定するものを含む。)をいう。

(2) 歴史的公文書等 次条第1項各号に掲げる基準に基づき、歴史的文化的価値を有すると認められた公文書及び資料類をいう。

(収集の基準)

第3条 総務課長は、次に掲げる基準のいずれかに該当する公文書及び資料類(以下「公文書等」という。)を歴史的公文書等として収集するものとする。

(1) 市民生活の推移が歴史的に跡付けられる公文書等であって、次に掲げるもの

 その時代の世相、世論等が象徴的又は特徴的に表れている公文書等

 市民生活に影響が生じた犯罪、事故等の事件に関する公文書等

 市民活動又は市民の動きを反映している公文書等

 市民生活における健康、安全、衛生、福祉等に関する公文書等

 災害及び災害対策活動に関する公文書等

 生活、自然等の環境について顕著な変化の内容を明示する公文書等

 公共性の高い事業に関する公文書等

 画期的又はユニークな活動、建造物等に関する公文書等

 史跡、寺社、伝統的な行事が行われる場所その他由緒ある土地、建造物等に関する公文書等

 その他市内で起き、又は市にかかわりのあった政治的、経済的又は社会的に重要な儀式、行事、事件等に関する公文書等

(2) 市行政の推移が歴史的に跡付けられる公文書等であって、次に掲げるもの

 顕著な行政効果をもたらした市事業の実施に関する公文書等

 市民の関心を呼んだ市事業の実施に関する公文書等

 市の総合計画並びに部局単位の事業計画の策定及び立案に関する公文書等(実施されなかったものにあっては、その計画について市民の高い関心を呼んだものに限る。)

 多額の事業費を要した市事業の実施に関する公文書等

 市行政の管理運営上重要な公文書等

(3) 昭和20年以前に作成し、又は取得した公文書等

2 総務課長は、前項第1号及び第2号に規定する歴史的公文書等の収集を適正に行うため、次に掲げる文書区分により細目基準を定めるものとする。

(1) 条例、規則、訓令、告示等の例規に関する公文書等

(2) 市の各種制度並びに行政組織の新設及び改廃に関する公文書等

(3) 市の廃置分合等に関する公文書等

(4) 選挙に関する公文書等

(5) 事務引継書

(6) 議会、各種委員会、審議会、主要会議等の審議経過及び結果に関する公文書等

(7) 諮問及び答申に関する公文書等

(8) 調査、統計及び研究に関する公文書等

(9) 予算、決算及び収支等財政状況に関する公文書等

(10) 市有財産の取得、管理及び処分に関する公文書等

(11) 許認可及び承認等に関する公文書等

(12) 監査に関する公文書等

(13) 各種委員の人事に関する公文書等

(14) 叙位及び叙勲に関する公文書等

(15) 争訟(訴訟、審査請求、異議申立て等をいう。)に関する公文書等

(16) 陳情、請願、要望等に関する公文書等

(17) 市の総合計画に関する公文書等

(18) 公共施設の建築等のハード事業の実施に関する公文書等

(19) 各種施策、行政運営上のシステム等のソフト事業の実施に関する公文書等

(20) 市内の史跡、文化財等に関する公文書等

(21) 姉妹都市及び友好都市等に関する公文書等

(22) 儀式、行事その他事件に関する公文書等

(23) その他前項第1号又は第2号に該当する公文書等

(歴史的公文書等の選別及び収集)

第4条 総務課長は、文書規程第24条第1項に規定する保存期間が満了する公文書について、所管課長が廃棄の決定をするまでに、前条第1項各号に掲げる基準(以下「基準」という。)に基づき、歴史的文化的価値を有する公文書を選別しなければならない。

2 総務課長は、前項の規定により選別した公文書について、廃棄の決定がされ、及び文書規程第24条第1項に規定する保存期間が満了したときは、所管課長から引渡しを受けなければならない。

3 総務課長は、前項の規定により引渡しを受けた公文書について、その内容を確認し、基準に基づき、歴史的文化的価値を有すると認められる公文書を再度選別しなければならない。

(行政刊行物等の選別)

第5条 総務課長は、文書規程第26条の規定により送付された行政刊行物等について、基準に基づき、歴史的文化的価値を有すると認められるものを選別しなければならない。

(歴史的公文書等以外の公文書等の廃棄)

第6条 総務課長は、第4条第3項及び前条の規定により選別した公文書及び行政刊行物等以外のものを速やかに廃棄しなければならない。

2 総務課長は、前項の規定による廃棄をするときは、印影その他必要があると認める部分を裁断し、又は焼却する等必要な措置を講じなければならない。

(行政委員会等からの歴史的公文書等の引渡し)

第7条 市長は、議会、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会又は固定資産評価審査委員会から歴史的公文書等の引渡しの申出があったときは、協議の上、その引渡しを受けるものとする。

(保存等)

第8条 総務課長は、次に掲げるものを整理分類し、適正に保存をしなければならない。

(1) 第4条第3項又は第5条の規定により選別した歴史的公文書等

(2) 前条の規定により引渡しを受けた歴史的公文書等

(3) 寄贈又は寄託を受けた歴史的公文書等

(4) 次条第1項の規定により歴史的公文書等を収録したマイクロフィルム

2 前項の規定により保存をしている歴史的公文書等の閲覧又は利用については、別に定めるところによる。

(歴史的公文書等の処分)

第9条 総務課長は、前条第1項の規定により保存をしている歴史的公文書等が著しく汚損し、又は破損していることにより当該歴史的公文書等の閲覧又は利用ができない場合であって、当該歴史的公文書等をマイクロフィルムに収録したときは、当該歴史的公文書等を処分することができる。ただし、当該歴史的公文書等の保存をする必要があると認める場合は、この限りでない。

2 第6条第2項の規定は、前項本文の規定による処分について準用する。

(調査及び指示)

第10条 総務課長は、歴史的公文書等の散逸を防止し、又は適正な保存を図るため必要があると認めるときは、所管課及び出先機関における公文書及び行政刊行物等の保存状況を調査し、かつ、適正な保存のための指示を行うことができる。

(その他)

第11条 この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成21年7月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令第5号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

東近江市歴史的公文書等の収集及び保存に関する規程

平成21年7月1日 訓令第27号

(平成27年4月1日施行)