(趣旨)

第1条　この訓令は、本市の文書をマイクロフィルムに撮影し、当該マイクロフィルム文書を原文書と同一なものとして取り扱うことに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(マイクロフィルム文書の作成主管課)

第3条　マイクロフィルム文書の作成及び管理に関する事務は、総務課が行う。

(撮影の対象)

第4条　マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、次に掲げるとおりとする。ただし、総務課長が撮影を不適当と認める文書については、撮影しないことができる。

(マイクロフィルムの撮影等の実施)

第5条　マイクロフィルムの撮影、複製等は、マイクロフィルム撮影業者(以下「撮影者」という。)に委託して行う。

(撮影)

第6条　総務課長は、マイクロフィルム撮影依頼票(様式第1号)により、撮影者に指示するものとする。

(撮影の証明及び検査)

第7条　撮影者は、撮影が終了したときは、マイクロ写真撮影証明書(様式第2号。以下「証明書」という。)により撮影の証明を行うとともに、撮影基準第4項に掲げる項目について文書撮影検査を行うものとする。

(引渡し)

第8条　撮影者は、前条の証明及び文書撮影検査を完了したときは、直ちに原文書、証明書、文書撮影検査の結果報告及びマイクロフィルム文書を総務課長に引き渡さなければならない。

(検査等)

第9条　総務課長は、前条の規定によりマイクロフィルム文書の引渡しを受けたときは、検査を行い収納しなければならない。

(証明)

第10条　マスターフィルム文書は、これを証明するものとする。ただし、特に法的証拠能力を保有させる必要のないものについては、この限りでない。

(マスターフィルム文書証明者)

第11条　本市にマスターフィルム文書証明者(以下「文書証明者」という。)を置き、総務課長をもって充てる。

(文書証明者の職務)

第12条　文書証明者は、次に掲げる事務を行う。

(証明の方法)

第13条　証明は、文書証明者が第8条の規定により撮影者から提出された証明書に必要な事項を記入の上、署名押印し、当該証明書をマイクロフィルムに撮影することにより行う。

(マイクロフィルム文書の管理)

第14条　マイクロフィルム文書は、長期保存に耐える安全な方法により管理しなければならない。

(定期検査)

第15条　総務課長は、原則として、撮影後1年を経過したときは、マスターフィルム文書について膜面の変色、破損その他フィルム保存上影響のあるものの有無を検査し、その結果をマスターフィルム文書台帳(様式第3号)に記入しなければならない。

(再撮影及び再製)

第16条　原文書の再撮影及びマスターフィルム文書の再製については、第6条から第9条まで及び前2条の規定を準用する。

(活用フィルム文書の作成)

第17条　活用フィルム文書は、マスターフィルム文書から複製するものとする。

(閲覧及び複写並びに電子化文書の利用)

第18条　マイクロフィルム文書の閲覧又は複写は、活用フィルム文書により行うものとする。この場合において、活用フィルム文書に代えてマスターフィルム文書から電子化文書を作成し、用いることができるものとする。

(貸出しの禁止)

第19条　マスターフィルム文書は、貸出ししないものとする。ただし、総務課長が特に認めるときは、この限りでない。

(マイクロフィルム文書の廃棄)

第20条　マイクロフィルム文書の廃棄については、文書規程第26条の規定を準用する。

(原文書の廃棄)

第21条　原文書は、第15条第1項の規定による定期検査に合格したときは、廃棄するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する原文書で、総務課長が特に保存の必要があると認めるものについては、この限りでない。

(主管課による文書の撮影)

第22条　主管課長は、特に必要があると認めるときは、総務課長と協議の上、当該主管課に係る文書をマイクロフィルムに撮影することができる。

(その他)

第23条　この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。