○東近江市情報公開事務取扱要綱
令和元年8月27日
訓令第1号
東近江市情報公開事務取扱要綱(平成17年東近江市訓令第12号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この要綱は、別に定めるもののほか、東近江市情報公開条例(平成17年東近江市条例第10号。以下「条例」という。)の規定に基づく公文書の公開に係る事務(以下「情報公開事務」という。)の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(窓口の設置)
第2条 情報公開に関する窓口として、総務部総務課に情報公開担当窓口を置く。
(事務の分掌)
第3条 情報公開事務の分掌は、おおむね次のとおりとする。
(1) 総務課の事務
ア 公文書の公開に係る一般的な相談に関すること。
イ 公開請求の補正の求めに関すること。
ウ 公開請求の受付に関すること。
エ 事案の移送に係る他の実施機関との協議、公開請求者に対する通知及び移送を受けた実施機関に対する公開の実施に係る協力に関すること。
オ 公文書公開請求処理簿(以下「公開請求処理簿」という。)の作成及び管理に関すること。
カ 公文書の写しの交付に要する費用の徴収に関すること。
キ 情報公開事務に係る連絡調整に関すること。
ク 東近江市情報公開審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。
ケ 公開決定等(条例第12条第1項に規定する公開決定等をいう。以下同じ。)又は公開請求に係る不作為に係る審査請求の受付に関すること。
コ 公開決定等又は公開請求に係る不作為に係る審査請求書の補正の命令に関すること。
サ 審査会に対する諮問に関すること。
シ 公開決定等又は公開請求に係る不作為に係る審査請求に対する裁決及びその裁決書の謄本の送付に関すること。
(2) 主管課(公開請求に係る公文書に関する事務を主管している課をいう。以下同じ。)の事務
ア 公文書の公開に係る相談に関すること。
イ 公開請求に係る公文書の検索に関すること。
ウ 公開決定等及びその通知に関すること。
エ 公文書の公開に係る第三者(第三者又は本市の執行機関の附属機関その他これに類するものをいう。以下同じ。)の意見書の提出及び公開決定等の結果の通知に関すること。
オ 公開決定等の期間の延長及びその通知に関すること。
カ 公文書の写しの作成及び公開の実施に関すること。
キ 審査会に対する書類の提出等に関すること。
(行政情報に係る相談等)
第4条 総務課長は、行政情報を求めようとする市民等から相談を受けたときは、当該行政情報を特定するために必要な事項を聴取するものとする。
2 総務課長は、必要に応じて、前項の規定により聴取した事項を当該事項に関係する課長(以下「関係課長」という。)に連絡するものとする。
(請求の受付場所)
第5条 公開請求の受付場所は、総務課とする。ただし、総務課長が必要と認める場合は、この限りでない。
(公文書の存在等の確認)
第6条 総務課長は、市民等が公開請求をしようとしているときは、当該公開請求の方法についての説明の前に、次に掲げる事項について、主管課長に確認するものとする。
(1) 公開請求に係る公文書が存在していること。
(2) 公開請求に係る公文書又は当該公文書の公開が条例の適用を受けるものであること。
(請求書の提出の求め)
第7条 総務課長は、前条の規定による確認の結果、同条の要件を具備していると認める場合は、東近江市情報公開条例施行規則(令和5年東近江市規則第9号。以下「規則」という。)第3条の公文書公開請求書(以下「請求書」という。)の提出を求めるものとする。
(1) 主管課が異なる複数の公開請求をしようとするとき。
(2) 公開決定等の時期が著しく異なることが明らかな複数の公開請求をしようとするとき。
(3) 前2号に掲げるもののほか、個別の請求書を提出させることが適当であると認めるとき。
(請求書の補正の求め)
第8条 総務課長は、提出された請求書の記載に不備があるときは、当該請求書を提出した者にその補正を求めるものとする。
(郵送等による公開請求の取扱い)
第9条 総務課長は、請求書が郵送されてきた場合は、必要事項が記載されていることを確認するものとする。この場合において、当該請求書の記載に不備があるときは、前条の規定に基づき補正を求めるものとする。
2 電話又は口頭による公開請求は、受け付けないものとする。
(請求書の受付)
第10条 総務課長は、受付をした請求書の余白に収受印を押印し、その写しを請求書を提出した者(以下「公開請求者」という。)に交付するものとする。ただし、請求書が郵送されてきた場合は、この限りでない。
(請求書を受け付けたときの事務の処理)
第11条 総務課長は、前条の規定により請求書を受け付けたときは、公開請求処理簿に必要な事項を記入するものとする。この場合において、総務課長は、次に掲げる事項を公開請求者に説明するものとする。
(1) 公開決定等は、公開請求のあった日から14日以内に行うが、事務処理上の困難その他正当な理由により14日を超えるときは、その理由を書面により通知すること。
(2) 条例第11条第1項に規定する公開する旨の決定(以下「公開決定」という。)の場合における公文書の公開の実施の方法又は公開しない旨の決定(公開請求に係る公文書の一部を公開しない旨の決定を含む。)の場合におけるその理由は、書面により通知すること。
(3) 公開決定の場合における当該公開決定に係る公文書の写しの交付に要する費用及び当該写しの交付を送付により受ける場合における当該送付に要する費用は、公開請求者の負担となること。
(請求書等の送付)
第12条 総務課長は、前条の規定により事務を処理したときは、請求書の写しを作成し、保管するとともに、速やかに当該請求書を主管課長に送付するものとする。
(公文書の内容調査等)
第13条 主管課長は、速やかに当該公開請求に係る公文書に非公開情報のいずれかに該当する情報が記録されているかどうかについて調査するものとする。この場合において、当該公文書が明らかに公開できるものであるときを除き、あらかじめ総務課長に協議するものとする。
2 総務課長は、前項の規定により協議を受けた場合において、必要があると認めたときは、関係課長の意見を求めるものとする。
(存否応答拒否)
第14条 主管課長は、条例第10条の規定については、公開請求に係る公文書の存否を答えるだけで、非公開情報とすることにより保護される利益が明らかに害される場合に適用するものとする。
2 主管課長は、前項の規定により公開請求を拒否する場合は、あらかじめ総務課長に協議するものとする。
(公開決定等)
第15条 主管課長は、次に掲げる書類を添付して、公開請求に対する公開決定等の決裁を受けるものとする。
(2) 公開請求に係る公文書の写し(添付する必要があり、かつ、写しの作成が容易なものに限る。)
(3) 公開決定等の期間を延長している場合にあっては、当該延長に係る起案文書
(4) 第三者の意見書が提出された場合にあっては、当該意見書の提出に係る起案文書並びに当該第三者から提出された意見書及び参考資料
(5) 請求書
(6) 前各号に掲げるもののほか、公開決定等をするために必要と認める書類
2 請求書に求める公文書の公開の実施の方法が記載され、当該方法により公文書の公開を実施することができる場合であって、当該方法を公開決定通知書に記載したときは、当該方法により公文書を公開するものとする。
4 規則第13条第2項の公文書の更なる公開の申出書により更なる公文書の公開について申し出があった場合において、当該申出書に記載された求める公文書の公開の実施の方法により公文書の公開を実施できるときは、当該方法により公文書を更に公開するものとする。
5 公文書を用紙に複写又は出力したものを交付する場合における当該写しの作成は、当該公文書の原寸により行うものとする。ただし、公開請求者から申出があった場合で、主管課長が写しの作成作業に著しい支障がないと認めたときは、当該公文書1ページごとにA4判又はA3判のいずれかの規格に拡大し、又は縮小することにより写しを作成することができるものとする。
6 主管課長は、公文書の写しを交付する場合において、公開請求者が送付による公開を希望するときは、送付による公開を実施することができる。
(意見書提出の機会の付与等)
第18条 主管課長は、条例第15条第1項に規定する場合には、公開決定等を容易にできるときその他相当の理由のあるときを除き、第三者に意見書を提出する機会を与えるものとする。この場合において、公開請求に係る公文書に多数の第三者に関する情報が記録されているときは、必要と認める範囲の第三者に意見書を提出する機会を与えるものとする。
2 主管課長は、条例第15条第2項各号のいずれかに該当するときは、第三者に意見書を提出する機会を与えなければならない。
(1) 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)のうち、条例第7条第1号ただし書に該当するおそれのあるものを公開した場合の影響の有無
(2) 条例第7条第2号に規定する法人その他の団体に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報を公開した場合の正当な利益を害するおそれの有無
(3) 本市の執行機関の附属機関その他これに類するものに関する情報を公開した場合の審議、検討又は協議への支障の有無及び事務事業の公正又は円滑な実施への困難性の有無
(審査請求の受付場所)
第21条 公開決定等又は公開請求に係る不作為に係る行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づく審査請求の受付場所は、総務課とする。
(審査請求の受付等)
第22条 総務課長は、受付をした審査請求書の余白に収受印を押印するものとする。
2 総務課長は、前項の規定により審査請求書を受け付けたときは、公文書公開審査請求処理簿(以下「審査請求処理簿」という。)に必要な事項を記入するとともに、その記入内容、添付書類、処分の内容、審査請求人の資格、審査請求期間等について行政不服審査法に定める審査請求の要件を具備しているかを調査するものとする。
3 総務課長は、前項の規定による調査の結果、審査請求書が行政不服審査法第19条の規定に違反する場合には、相当の期間を定めて、審査請求人にその期間内に不備を補正すべきことを命じなければならない。
(審査請求の却下等)
第23条 総務課長は、審査請求人が前条第3項の期間内に不備を補正しないとき又は審査請求が不適法であって補正することができないことが明らかなときは、行政不服審査法第24条の規定により、裁決で、当該審査請求を却下するものとする。この場合においては、審査会に諮問することを要しない。
2 総務課長は、前項の規定による却下をしたときは、速やかに裁決書の謄本を裁決書謄本送付書に添えて審査請求人に送付するものとする。
(審査会への諮問)
第24条 総務課長は、条例第20条第1項の規定により審査会へ諮問するときは、諮問書に次に掲げる書類を添付して行わなければならない。
(1) 審査請求書の写し
(2) 公開決定等通知書の写し
(3) 請求書の写し
(4) 弁明書の写し
(5) 反論書の写し(提出があった場合に限る。)
(6) 参加人意見書の写し(提出があった場合に限る。)
(7) 前各号に掲げるもののほか、審査請求に対する審議をするために必要と認める書類
(審査会への書類の提出等)
第25条 総務課長は、条例第25条第1項の規定により審査会から公開決定等に係る公文書の提示を求められたときは、当該公文書を審査会に提出するものとする。ただし、審査会の了承を得たときは、当該公文書の写しをもってこれに代えることができる。
2 総務課長は、条例第25条第3項の規定により審査会から公開決定等に係る公文書に記録されている情報の内容を分類し、又は整理した資料を作成するよう請求があったときは、これを分類し、又は資料を作成して提出するものとする。
(審査請求に対する裁決)
第26条 総務課長は、審査会への諮問に対し答申があったときは、遅滞なく、かつ、当該答申を尊重して、審査請求に対する裁決を行うものとする。
(第三者からの審査請求への対応)
第27条 公開決定に対する第三者からの審査請求があった場合における手続は、次のとおりとする。
(1) 主管課長は、行政不服審査法第25条第2項の規定により処分の取消しを求める審査請求に併せて執行停止の申立てがあった場合は、当該申立てに対する決定が出るまでの間当該申立てに係る公文書の公開又は一部公開の実施を停止し、当該公開請求者に通知するものとする。
(2) 主管課長は、公開請求者からの審査請求に係る公開決定等を変更して公開部分を広げる決定をした場合において、当該決定に対して第三者からの審査請求があったときは、速やかに審査会に諮問するものとする。
(1) 公開請求の件数
(2) 公開決定等の件数
(3) 審査請求の件数
(4) その他必要な事項
(委任)
第30条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和元年8月27日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行前に改正前の東近江市情報公開事務取扱要綱の規定によってした処分、手続その他の行為であって、改正後の東近江市情報公開事務取扱要綱(以下「新要綱」という。)の規定に相当の規定があるものは、新要綱の相当の規定によってしたものとみなす。
附則(令和5年訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。