2　この規程において「歴史的公文書」とは、歴史資料として重要な公文書のうち、東近江市歴史的公文書等の収集及び保存に関する規程(平成21年東近江市訓令第27号)の規定により保存されるものをいう。

3　この規程において「文書管理システム」とは、収受、起案、決裁、保存等の公文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を行うための電子情報処理システムであって、総務課が所管するものをいう。

4　この規程において「部」とは、事務部局に属する部をいう。

5　この規程において「課」とは、事務部局に属する課、支所及びこれらに準ずるものとして総括文書管理者が指定するものをいう。

2　総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。

3　総括文書管理者は、文書事務全般を管理し、及び指導監督する。

2　文書管理者は、課の長(支所にあっては、副支所長)をもって充てる。

3　文書管理者は、その管理する公文書について、次に掲げる事務を行う。

2　文書取扱主任は、文書管理者が指定する職員をもって充てる。

3　文書取扱主任は、文書管理者を補佐する。

4　文書管理者は、文書取扱主任たるべき職員を指定したときは、当該職員を総括文書管理者に報告しなければならない。

2　文書取扱主任等は、前項の規定により文書を開封したときは、当該文書の第1面余白に収受印を押した上で、文書管理システムの文書収受簿に必要事項を登録しなければならない。ただし、同種の文書を定例的又は大量に収受するときは、これを省略することができる。

3　文書収受簿に登録する事項は、次のとおりとする。

4　前項第1号の収発記号は、総括文書管理者が別に定める。

5　第3項第2号及び第14条第2項第2号の収発番号は、会計年度ごとに一連番号を付するものとする。

6　文書取扱主任等は、第2項の規定により収受した文書に現金、有価証券、郵便切手、収入印紙等が添付又は貼付されているときは、文書収受簿に添付物又は貼付物の種別、金額、種類等をそれぞれ登録するものとする。

2　前項第1号に規定する場合にあっては、事後に文書を作成するものとする。

3　文書の取扱いは、責任を明らかにして、的確かつ迅速に行わなければならない。

4　文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないよう注意するものとする。

5　文書作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により、的確かつ簡潔に記載しなければならない。

6　文書は、左横書きにより作成するものとする。ただし、特に縦書きを必要とするものについては、この限りでない。

2　前項の場合において、決裁が定例的である等の理由により、回議書を用いないことが事務処理上効率的であると認められるときは、回議書を用いないことができる。この場合において、決裁者の押印を受ける用紙は、回議書とみなす。

2　他の部課の所掌事務に関係する起案文書については、所管部課の長の決裁を受けた後で、当該他の部課に合議をしなければならない。

3　前項の規定により合議を受けた部課においては、速やかに当該起案に係る判断をするものとする。

4　決裁者から決裁を受けようとするときは、決裁者が事案の内容について十分検討した上で決裁することができるように、時間に考慮して決裁の手続をしなければならない。

5　特に至急に処理する必要があるときその他の特別の理由があるときは、当該起案について十分説明することができる職員が起案文書を持ち回って決裁を求めることができる。

2　起案文書について決裁者が反対の決定をした場合は、起案者は、回議書に「廃案」の表示を行い、廃案となった理由を付して整理及び保存するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、図書又は刊行物の供覧等簡易なものについては、供覧書を用いることを要しない。

2　決裁文書件名簿に登録する事項は、次のとおりとする。

2　決裁の終わった文書で公印を押印して発送することを要するものについては、起案者が当該決裁に係る起案文書を公印規則第3条第2項の規定により公印を保管する者に提示した上で、当該起案文書に係る文書施行名義人の公印の押印を受けるものとする。ただし、事務部局内に発送する文書その他文書管理者が公印の押印を要しないと認めた文書については、公印の押印を省略することができる。

3　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発送する文書の発信者名の下部に「(公印省略)」の表示をするものとする。

2　前項の規定にかかわらず、電子メール又はファクシミリにより文書を発送するときは、起案者が発送するものとする。

2　条例、規則、告示又は公告を掲示場に掲示するときは、総務課長の指定する職員は、それぞれ条例原簿、規則原簿、告示原簿又は公告原簿(以下「条例原簿等」という。)に必要事項を登録するものとする。

3　条例原簿等に登録する事項は、次のとおりとする。ただし、公告原簿にあっては、第1号を除く。

4　条例番号等は、暦年ごとに一連番号を付するものとする。

2　訓令原簿に登録する事項は、次のとおりとする。

3　前項第1号の訓令番号は、暦年ごとに一連番号を付するものとする。

2　文書管理者は、公文書ファイルについて、事務及び事業の性質、内容等に応じて3段階の階層構造に分類し、分かりやすい名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

3　前項の保存期間は、公文書を公文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

2　文書管理者は、公文書が作成され、又は取得されたときは、前項の公文書保存期間基準に従い、当該公文書について保存期間の満了する日を設定しなければならない。この場合において、文書管理者は、当該公文書に関し次に掲げる事項を文書管理システムに登録するものとする。

3　公文書は、前項の保存期間の満了する日まで保存するものとする。

4　文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときは、第2項に規定する保存期間を超え、これと異なる保存期間とすることができる。

5　第2項又は前項の保存期間は、当該公文書の作成又は取得の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

6　原本又は原本に代えて保存すべきとされた公文書以外の公文書については、原本より短い保存期間とすることができる。

2　文書管理者は、保存期間が満了した公文書について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、その必要な限度において、一定の期間を定めて公文書の保存期間を延長することができる。この場合において、当該文書管理者は、延長する期間及び延長の理由を総括文書管理者に報告しなければならない。

2　文書管理者は、前項に規定する期間を満了した公文書ファイル等を、総務課長に引き継ぐものとする。ただし、保存期間が1年と設定されたもの及び事務処理上特に必要な公文書ファイル等については、この限りでない。

3　総務課長は、前項の規定により引継ぎを受けた公文書ファイル等を整理し、保存期間を経過するまでの間、公文書センターにおいて集中管理するものとする。

2　文書管理者は、保存期間が満了した公文書ファイル等について、前項の規定による定めに基づき、歴史的公文書として引き続き保存し、又は廃棄しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正後の東近江市文書管理規程第3章から第5章までの規定は、この訓令の施行の日以後に作成し、又は取得する公文書について適用し、同日前に作成し、又は取得した公文書については、なお従前の例による。

(東近江市歴史的公文書等の収集及び保存に関する規程の一部改正)

3　東近江市歴史的公文書等の収集及び保存に関する規程(平成21年東近江市訓令第27号)の一部を次のように改正する。

(東近江市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)

4　東近江市マイクロフィルム文書取扱規程(平成22年東近江市訓令第1号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、令和4年3月10日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。